Örtliche Rechnungsprüfung

Örtliche Rechnungsprüfung

Die örtliche Rechnungsprüfung mit ihren zwei Mitarbeitern wird in der Organisationsstruktur des Rathauses als Stabsstelle geführt. Für die Bürger tritt Sie nur selten in Erscheinung. Sieht man einmal von der Vorlage des jährlichen Berichtes über die Prüfung des Jahresabschlussses an den Rat ab, hat sie ihren Wirkungskreis vorwiegend innerhalb der städtischen Verwaltung. Man kann die örtliche Rechnungsprüfung zum Teil auch als „Innenrevision" der Stadtverwaltung bezeichnen. Ihr obliegt per Gesetz die umfassende Kontrolle über die Haushaltswirtschaft, das Kassen- und Rechnungswesen sowie über die Vermögens- und Schuldenlage der Gemeinde.

Die Wurzeln der kommunalen Rechnungsprüfung reichen gut 100 Jahre zurück. Damals hat man die Prüfung der Jahresrechnung der mittleren und größeren Gemeinden durch einen von diesen selbst zu bestellenden Rechnungsverständigen, einen so genannten Gemeinderevisor, erstmals für verbindlich erklärt. Also schon damals war dem Gesetzgeber daran gelegen, dass es bei den Gemeinden bezüglich Kassen- und Rechnungsführung ordnungsgemäß zugeht. Die kommunale Rechnungsprüfung ist somit der erste Baustein einer umfassenden öffentlichen Finanzkontrolle.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Grundlagen für die Arbeit der örtlichen Rechnungsprüfung finden sich in der Landesverfassung, der Gemeindeordnung, der Gemeindehaushaltsverordung und dem Haushaltsgrundsätzegesetz, um nur die wichtigsten zu nennen. Nach der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalens sind Städte ab 25.000 Einwohnern dazu verpflichtet eine örtliche Rechnungsprüfung innerhalb ihrer Verwaltung einzurichten. Das Gesetz garantiert der örtlichen Rechnungsprüfung eine Unabhängigkeit, die für die objektive Aufgabenwahrnehmung zwingend erforderlich ist. So ist die örtliche Rechnungsprüfung unmittelbar dem Rat gegenüber verantwortlich und in ihrer sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist sie nur dem Gesetz unterworfen und somit frei von Weisungen Dritter.

Aufgaben kommunaler Rechnungsprüfung

Auf einen kurzen Nenner gebracht hat die örtliche Rechnungsprüfung das gesamte Verwaltungshandeln auf den Prüfstand zu stellen und zu klären, ob es im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen steht. Dabei sind Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit nicht aus den Augen zu verlieren. Hinzu kommen verschiedene Beratungsdienstleistungen oder von anderen Ämtern angeforderte gutachterliche Stellungnahmen zu Vorgängen mit finanz- bzw. betriebswirtschaftlicher Bedeutung.

Der Aufgabenkatalog der örtlichen Rechnungsprüfung ist in der Gemeindeordnung vorgegeben. Demnach obliegt der örtlichen Rechnungsprüfung beispielsweise die Prüfung der Jahresabschlüsse der Stadt vor deren Feststellung durch die zuständigen Gremien.

Die Jahresabschlussprüfung mit der Analyse der Bilanzstruktur und der Liquidität liefert Aussagen zur Beurteilung der Vermögens-, Schulden-, Finanz- und Ertragslage der Stadt Steinfurt. Zur Jahresabschlussprüfung gehört auch die Prüfung des Lageberichtes, der dem Jahresabschluss beizufügen ist.

Die örtliche Rechnungsprüfung kontrolliert zudem das Verwaltungshandeln auf Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit sowie die Organisation und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung. Hinzu kommen noch die Prüfung der Vergaben (d. h. der Ausschreibungsunterlagen und des Vergabeverfahrens) vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen und die laufende Prüfung der Kassenvorgänge, die dauernde Überwachung der kommunalen Kassen sowie die Durchführung von unangekündigten Kassenprüfungen.

Diese Kontrollaufgaben gelten für den gesamten städtischen Haushalt. Damit obliegt der kommunalen örtlichen Rechnungsprüfung ein sehr breit gestreuter Aufgaben- und Wirkungskreis, den es verantwortungsvoll und gewissenhaft auszuüben gilt.

Technische Prüfung

Die technische Prüfung stellt einen nicht unerheblichen Umfang der Prüfungstätigkeit dar. In der Technischen Prüfung, die bei der Vergabe- und Wirtschaftlichkeitsprüfung eine besondere Bedeutung hat, arbeitet der technische Prüfer. Im Wesentlichen werden Hoch-, Tief- und Straßenbaumaßnahmen, Architekten- und Ingenieurverträge sowie deren Abrechnung und die Vergabe von öffentlichen Aufträgen geprüft.

Ein besonderer Schwerpunkt bei ihren Prüfungsaufgaben sind die kommunalen Bauausgaben, wie sich jährlich in den Haushalts- und Wirtschaftsplänen der Stadt  zeigt.

Die Technische Prüfung umfasst grundsätzlich alle Investitions-, Unterhaltungs-, Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen der Stadt. Die Prüfung erfolgt teilweise stichprobenartig oder als so genannte Tiefenprüfung. Diese umfasst die Überprüfung der Vergabe von Planungs- und Bauleistungen nach europäischem und nationalem Recht, der Planungs- und Bauverträge sowie die vertragsgerechte Abrechnung der Planungs- und Bauleistungen. Bei den Schlussrechnungen werden besonders die so genannten Aufmasse, Aufmasspläne, Stundenlohnrapporte, Liefer- und Wiegescheine, Nachträge und Zusatzleistungen geprüft. Zudem wird kontrolliert, ob zu den jeweiligen Planungs- und Bauvorhaben Beschlüsse der zuständigen Gremien vorliegen und ob die Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung beachtet wurden.

Das Aufgabenfeld der technischen Prüfung hat sich zudem weiter vergrößert, "e-government", die Weiterentwicklung von spezifischen Fachverfahren, sowie die inflationär zunehmende Auslegung der Vergaberegeln durch Gerichte sind nur Beispiele hierfür. Nicht zuletzt hat auch das Neue Kommunale Finanzmanagement und die damit verbundene Einführung von integrierten Verfahren des Rechnungswesens, den Tätigkeitsbereich der "Technischen Prüfung" erweitert. Darüber hinaus gewinnt die beratende Begleitung der Fachämter in schwierigen Fragen zur frühzeitigen Fehlervermeidung in Zeiten knappster Kassen immer mehr an Bedeutung.

Fachprüfungen

Nach § 101 Abs. 1 Satz 2 GO erstreckt sich die Prüfung des Jahresabschlusses darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften beachtet worden sind.

Mit der Abkehr von der Kameralistik zu einer kaufmännisch orientierten Buchführung stehen bei der Rechnungsprüfung vermehrt betriebswirtschaftliche Gesamtzusammenhänge im Fokus der Prüfung. Zwar kann die Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Rechnungsprüfung explizit übertragen werden. Die grundsätzliche Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns ist jedoch bereits Ausfluss des Rechtmäßigkeitsgrundsatzes. Schließlich fordert § 75 Abs. 1 GO, dass die Haushaltswirtschaft wirtschaftlich, effizient und sparsam zu führen ist.

Die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns schließt die Ablauf- und Aufbauorganisation ein. So wird es z.B. im Vorfeld der Prüfung der Vergabe der Ingenieurleistungen an einen Dritten nicht nur darauf ankommen, ob ein Leistungsverzeichnis ordnungsgemäß erstellt wurde, sondern auch, ob die Arbeit nicht wirtschaftlicher und wirksamer durch eigene Mitarbeiterinnen hätte erledigt werden können. Die Prüfung der Personalakten oder der SGB XII-Akten umfasst ebenfalls Überlegungen, ob die Aufgabendurchführung wirtschaftlich und zweckmäßig ist. Einer besonderen Aufgabenübertragung durch den Rat gem. § 103 Abs. 2 Nr. 1 GO bedarf es hierzu nicht.

Korruptionsprävention

Als neutrale und unabhängige Organisationseinheit ist die Rechnungsprüfung auch bei Beratung der Fachämter in Fragen der Vorbeugung oder des Umgangs mit angebotenen Belohnungen und Geschenken, Maßnahmen zur Sensibilisierung der Beschäftigten, Regelungen zur Nebentätigkeit, Einbindung in die Vergabeverfahren vor Auftragsvergabe und die Einhaltung interner Dienstvorschriften in die Verwaltungabläufe eingebunden.

Anstöße zur Optimierung der Präventions- und Kontrollmechanismen in den Verwaltungen zu liefern, muss eine ständige Aufgabe der Rechnungsprüfung sein. Dies wird umso besser gelingen, als dabei einheitliche Zielsetzungen oder gar gemeinschaftlich erarbeitete Maßstäbe zugrunde gelegt werden. Eine fortwährende Diskussion des Themas, der rege Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Wissen ist dabei nützlich.