Elektronischer Zugang zur Stadtverwaltung Steinfurt gemäß Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) ab 01.01.2018
Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation mittels De-Mail
Die Stadtverwaltung Steinfurt bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation an. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (bspw. Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit Einrichtung einer zentralen De-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Kreisstadt Steinfurt die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Die Kreisstadt Steinfurt eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten. Über die zentrale De-Mail Eingangsadresse können keine Vorgänge für andere Behörden (z. B. Finanzamt usw.) abgewickelt werden.
Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Formfreie Vorgänge
Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Namensunterschrift bedürfen, können weiterhin per E-Mail an alle auf www.steinfurt.de oder auf städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.
Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, über Online-Formulare auf www.steinfurt.de Kontakt mit der Stadtverwaltung aufzunehmen.
Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform mit eigenhändiger Namensunterschrift voraussetzen (z. B. Mitteilung über Eigentumswechsel bei grundstücksbezogenen Angaben, Antrag auf Befreiung von der Hundesteuer, Anzeige über die Aufstellung von steuerpflichtigen Geldspielgeräten), müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Zurzeit können bei der Kreisstadt Steinfurt noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, für die die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
Zugang über De-Mail
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3a des VwVfG NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadtverwaltung Steinfurt elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur.
Die zentrale De-Mail Eingangsadresse lautet epost@stadt-steinfurt.de-mail.de. Zur Kommunikation benötigen Sie einen eigenen De-Mail-Zugang. Die Sendung einer einfachen E-Mail aus Ihrem Standard-E-Mail-Programm an diese Adresse ist nicht möglich.
Zulässige Dateiformate
Möchten Sie E-Mails oder De-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Kreisstadt Steinfurt nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:
- Textformate (*.doc, *.docx, *.odt, *.txt)
- Kalkulationsdateien (*.xls, *.xlsx, *.calc)
- Grafikformate (*.jpg, *.tif, *.png)
- Präsentationen (*.ppt, *.pptx, *.odp)
- Sonstige (*.pdf)
Die Gesamtgröße der E-Mail (inklusive Anhänge) darf 10 MB nicht überschreiten. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Dateien, die als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden ungeöffnet gelöscht. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe von Programmierungen (z. B. Makros) enthalten, sowie für E-Mails mit einem Virus.
Treten Sie per E-Mail oder De-Mail an die Kreisstadt Steinfurt heran, so wird unterstellt, dass Sie eine Rückmeldung auf gleichem Wege wünschen. Handelt es sich jedoch um vertrauliche Informationen, oder ist die elektronische Übermittlung aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen, erfolgt die Antwort der Kreisstadt Steinfurt weiterhin per Briefpost, sofern Ihre E-Mail eine vollständige Absenderadresse enthält.
Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter per De-Mail mit Ihnen kommunizieren.
